Word als Autorenwerkzeug – heißgeliebt und oft verflucht

Trotz unzähligen Content Management Systemen, ausgefeilten Tools zur Autorenunterstützung und modernster Collaborationssoftware: Microsoft Word ist immer noch die am meisten genutzte Software, wenn es darum geht, Manuskriptdaten zu erstellen. Aufgrund der hohen Verbreitung ist es für die Autoren erste Wahl bei der Erfassung von Texten. Für die weitere Verarbeitung der Inhalte, gerade wenn strukturierte Daten erstellt werden sollen, bringt Word einige Hürden mit, die es zu überwinden gilt. Wir sagen Ihnen, welche Möglichkeiten es gibt.

Microsoft Word bietet seinen Nutzern unzählige Möglichkeiten, das Aussehen eines Textes zu beeinflussen. Dabei gibt es in der Regel immer mehr als einen Weg, um ein bestimmtes Formatierungsergebnis zu erreichen. Diese Flexibilität und Vielfalt wird von den Anwendern geschätzt, ist jedoch für eine automatisierte Weiterverarbeitung der Daten oftmals von Nachteil, da es die zu berücksichtigenden Möglichkeiten vervielfacht.

Üblicherweise versucht man dieses Dilemma dadurch zu lösen, dass man Autoren dazu anhält, die Texte nur mittels Absatz- und Zeichenformaten zu formatieren. Wird diese Vorgabe konsequent eingehalten, so kann man damit bereits gute Ergebnisse bezüglich einer einheitlichen Formatierung erreichen. Es ist auch eine gute Basis für eine spätere Umwandlung des Textes in ein strukturiertes Format wie XML.

Doch bei der XML-Strukturierung steckt der Teufel, wie immer, im Detail. XML ist eine sehr flexible Auszeichnungssprache, die es zum einen erlaubt, die semantische Abfolge von Elementen nur auf gültige Kombinationen zu beschränken und die andererseits unendlich tief verschachtelte hierarchische Dokumente zulässt. In beiden Szenarien ist eine Auszeichnung in Word mit Absatz- und Zeichenformaten nur bedingt hilfreich. Weder kann man damit verhindern, dass unerwünschte Kombinationen von Formaten verwendet werden, da eine entsprechende Prüfung in Word nicht vorhanden ist, noch ist eine unendlich tiefe Schachtelung möglich, da nur zwei Stufen (Absatz- und Zeichenformate) zur Verfügung stehen.

Abhilfe schaffen die Werkzeuge, die die Word-Profis aus unserer Satzabteilung entwickelt haben. Seien es spezialisierte Word-Vorlagen, automatisierte Konvertierungen aus Word nach XML, oder ausgefeilte Tools zur Vorbereitung von Texten (Copy-Editing).

Wir haben das passende Werkzeug für Sie. Sprechen Sie uns an.